Bagaimana kita menggunakan masa?

Image by ckaiserca via Flickr

Pengurusan masa merujuk kepada pengurusan aktiviti-aktiviti, supaya semuanya diselesaikan mengikut masa yang ada atau yang telah ditetapkan, yang juga merujuk kepada satu proses yang tiada hentinya.

Bagaimana kita menggunakan masa?

Masa digunakan sepertimana kita menggunakan duit. Kita guna masa, jimat masa dan laburkan masa. Kita guna masa apabila tiada peningkatan dalam keberkesanan dan produktiviti. Masa yang digunakan hilang tanpa hasil. Kita jimatkan masa apabila kita melaksanakan tugas dalam masa yang kurang dari yang sepatutnya dengan menggunakan jalan pintas dan proses-proses yang meringkaskan aktiviti-aktiviti. Kita laburkan masa apabila kita mengambil masa sekarang untuk jimatkan masa akan datang.

Pewakilan adalah satu cara yang sangat berharga untuk melaburkan masa. Mewakilkan bererti, kita ajar orang lain untuk melaksanakan tugas yang biasanya kita laksanakan senidir. Walaupun mengajar seseorang itu mengambil masa, tetapi ia akan menjimatkan masa kita apabila orang yang diajar sudah mahir dan kita boleh wakilkan sepenuh tugas kita kepada mereka dan kita boleh tumpukan perhatian kepada kerja yang lebih besar dan menguntungkan.

Matlamatnya adalah untuk melihat jalan-jalan yang ada untuk kita menjimatkan dan melaburkan masa.

Senarai tugas (task list/ to-do list)

Senarai tugas adalah senarai tugasan yang perlu diselesaikan seperti langkah-langkah untuk selesaikan sesuatu projek. Ia digunakan untuk menggantikan ingatan manusia. Ia digunakan dalam sistem pengurusan diri, senarai barangan runcit, pengurusan perniagaan dan pembinaan perisian komputer. Ia mungkin melibatkan lebih dari satu senarai.

Jika satu senarai telah selesai, anda tandakan padanya atau gariskan atas item tersebut. Cara tradisional yang biasa dilakukan adalah dengan menulis senarai ini pada sekeping kertas dengan pen atau pensel, biasanya pada buku nota. Sekarang ini alatan digital seperti telefon bimbit boleh digunakan untuk mengambil alih tugas ini.

Pengurusan senarai tugas

Senarai tugas biasanya bertahap. Cara yang paling ringkas yang biasa digunakan ialah dengan mencatat semua senarai tugas pada satu catatan. Kemudian, wujudkan satu lagi senarai tugas harian dan pindahkan item yang berkenaan untuk diselesaikan pada hari itu.

Kaedah untuk memberi keutamaan:

1. Orang yang paling awal memperkenalkan kaedah ABC adalah Alan Lakein. Sistemnya mengajar orang lain melabel 'A' pada item yang paling penting, 'B' pada item yang penting dan 'C' pada item yang kurang penting.

2. Kaedah lain yang juga menggunakan method ABC melabel 'A' pada tugas yang perlu diselesaikan dalam sehari, 'B' pada tugas yang perlu diselesaikan dalam seminggu dan 'C' pada tugas yang perlu diselesaikan dalam sebulan.

3. Untuk memberi keutamaan pada tugasan harian, anda boleh memilih sama ada menulis tugasan mengikut keutamaan atau meletakkan nombor setelah ia disenaraikan ('1' untuk dilaksanakan terlebih dahulu dan '2' untuk dilaksanakan kemudian) yang menunjukkan turutan tugasan yang perlu diselesaikan. Kaedah kedua adalah lebih cepat.