Empat teknik memberi keutamaan

Image by koalazymonkey via Flickr

Analisis ABC

Teknik yang telah lama digunakan dalam pengurusan perniagaan iaitu dengan mengkategorikan data-data yang banyak kepada kumpulan-kumpulan. Kumpulan ini biasanya dilabel dengan A, B dan C. Aktivit yang dilabel berdasarkan kriteria ini:

1. A: Tugas yang dianggap mendesak dan penting.

2. B: Tugas yang penting tetapi tidak mendesak.

3. C: Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak.

Setiap kumpulan disusun mengikut keutamaan. Untuk memudahkan proses, biasanya semua tugasan dikelaskan sebagai B melainkan tugasan yang jelas layak untuk dilabel sebagai A dan C. Analisi ABC boleh digunakan lebih daripada tiga kumpulan. Biasanya ia digunakan bersama dengan Analisis Pareto.

Analisis Pareto

Ideanya adalah 80% tugas boleh diselesaikan dalam 20% masa yang disia-siakan. 20% tugas lagi akan mengambil 80% masa yang lain. Prinsip ini digunakan untuk menyusun tugasan kepada du bahagian. Tugasan kelas pertama akan diberikan keutamaan yang lebih berbanding kelas kedua. Demikian menurut Pareto.

Peraturan 80-20 juga boleh digunakan untuk meningkatkan produktiviti. Dianggarkan 80% produktiviti boleh dicapai dengan melakukan 20% daripada tugas. Jika produktivit adalah matlamat kepada pengurusan masa, maka tugasan yang 20% ini sepatutnya diberi keutamaan.

Method POSEC

1. PRIORITIZE (Beri keutamaan). Masa dan matlamat.
2. ORGANIZING (Mengurus). Apa yang biasanya perlu anda capai untuk berjaya.
3. STREAMLINING (Ikut arus). Tugasan yang tidak suka untuk dilakukan, tetapi mesti dilakukan.
4. ECONOMIZING. Perkara yang perlu dilakukan atau mungkin suka untuk dilaksanakan, tetapi ia tidak begitu mendesak.
5. CONTRIBUTING (Menyumbang). Dengan memberi perhatian kepada beberapa perkara yang boleh membawa perubahan.

Method Eisenhower

Setiap tugasan dinilai mengikut kriteria penting/tidak penting dan mendesak/tidak mendesak dan dikelaskan kepada empat bahagian:

1. Tidak penting dan tidak mendesak -- dibuang.

2. Penting dan mendesak -- dilaksanakan serta merta.

3. Tidak penting tetapi mendesak -- diwakilkan kepada orang lain.

4. Penting tetapi tidak mendesak -- diberi tarikh akhir dan dilakukan sendiri.

Kaedah ini dikatakan digunakan oleh bekas Presiden Amerika Syairkat, Dwight D. Eisenhower sebagaimana kata-katanya, "Apa yang penting jarang mendesak dan apa yang mendesak selalunya tidak penting."